企业执行力提升OA项目管理是关键

    近二十余年来,OA办公系统以其日益强大的办公自动化功能越来越受到管理者的青睐,成为国内众多企业的必备软件。从第代OA的硬件配置阶段到第七代的移动OA, 发展至今,OA办公系统已经不局限于作为内部沟通或信息发布的平台,还提供系列强大的功能,如文档管理自动化、工作流程自动化、行政日常事务处理等。
    对于个企业来说,不同的阶段对于信息化的需求是不同的。在公司的发展初期,般只要满足行政办公管理、文档管理等初信息化管理需求即可;在公司发展中期,信息化需求逐步扩大到流程规范管理、知识管理。对于上了规模的企业来说,较迫切需要的是个统的企业运营管理平台,要求OA能够实现与其他业务系统的集成。这是因为,上了规模的企业每年都会围绕公司战略目标制定年度计划,并把计划分解到各个部门,甚至是个人;在实际的执行过程中,管理者需要实时地知道每个计划的落实情况如何,出现了哪些问题或风险。
    随着企业发展壮大,很多企业对于OA的需求也发生了变化。企业导关心的不是办公自动化,对于办公室管理也有了些新的需求:OA不应该只是个办公自动化的平台,还应该是个运营管理的平台,可以实时管控办公人员的工作效率和质量,实现企业业务的精细化管理。
    然而,许多管理者逐步发现:传统的OA虽然能够实现办公室办公的全面自动化,但是却无法对办公的效率和质量进行掌控,在方便办公室人员办公的同时,往往未能带来企业真正意义上的效益提升。
    管理学大师汤姆。彼得斯说:“所有的白工作都是项目工作”,所以,要管好办公室的工作效率和质量,则需要有个比OA更精细化、更有力度的项目管理平台。博科OA+项目管理体化就是让企业管理层可以实时掌握员工办公效率和质量,跟踪策略以及计划执行情况的新代OA,通过嵌入项目管理软件,将智力工作量化,转换成“生产线”的量化管理。总的来说,博科OA+项目管理通过以下三个功能实现对人员办公时间、成本及质量的管控:
    细化工作分解与责任分解。传统的OA虽然也有计划/任务管理的功能,但相对比较简单,通常都是导指派个任务,或者制定个计划的标准,由下面的人执行,并在执行完成后以邮件的形式在进行上报,只完成了办公管理中文件流转的功能,却无法覆盖工作执行范畴。而OA+项目管理除了实现办公自动化外,成功将触角延生到了策略以及计划的执行范畴,不支持计划和任务的审批、通知,通过引入项目管理功能,还能对任务、工作进行划分、指派以及进度的跟进。在系统上,管理层可在线制定策略以及计划,并将计划/策略下发给相关负责人,再由相关负责人在系统上进行计划的细分,即将个大的计划分解成若干个小活动,并为每个小活动指定对应的负责人。通过系统的概览页面,管理人员即可实时了解每个活动的执行情况,实现对进度管控的同时,能够根据实际情况及时做出调整,促进项目的落实。
    量化工作与成本。博科 OA+项目管理能够对项目时间以及成本进行管控。先,制定计划/任务下面的若干个小活动的执行时间和使用资源计划,包括每个小活动需要多少时间完成、申请多少资源(人力资源、设备、物资等)。其次,在实际执行中若出现逾期或超支的情况,这些数据均会在项目的WBS页面高亮显示。管理层只需要通过WBS页面即可对项目进度目了然,清楚地了解到项目是否按照进度完成,有效监控项目成员的工作效率及资源是否使用过度,实现事中监控和调整。
    跟踪工作进度与质量。OA+项目管理系统是个实时跟进的体化管理工作平台。对于不同活动负责人更新的信息,系统会实时汇总,并自动关联相关活动,形成张实时关联的概览地图,清晰的展示项目进度,大地方面管理人员进行执行跟进;
    对于执行质量的把控,系统支持可交付成果审批功能。通过对可交付成果进行验收指标设定以及审核流程的设置等来把控工作的质量,这点区别于传统OA手工记载完成率,信息更严谨真实,工作执行质量更加有保障。
    使用OA+项目管理软件,企业不实现办公的全面自动化,还有助于管理者加强对员工的管理,实时掌控员工工作的质量和工作效率,真正做到有力度的智能化管理,切实提升企业的运营效率。

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